mai 9, 2021

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Comment réussir l’organisation d’un séminaire ?

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organisation d'un séminaire

Group of casual colleagues discussing new business trends before seminar or conference

Les cours, ateliers ou séminaires sont des réunions où se développe en profondeur un sujet particulier à travers une série de conférences et d’activités. Ce type d’événement est réalisé dans le but de former et de mettre à jour les participants de chaque réunion. Chaque intervenant présente individuellement son point de vue de son domaine spécifique. Les entreprises recourent à ce type d’événements pour créer l’actualité, et dans l’ultime objectif de faire parler d’elles.

C’est quoi un séminaire ?

Les séminaires sont des événements très spécifiques et ciblent un public hautement qualifié, c’est pour cette raison qu’il est important d’avoir une feuille de route assez claire et soigneusement pensée pour réussir un tel événement. La durée de chaque réunion dépend de la décision de ceux qui organisent, du nombre d’orateurs qui font leurs présentations et du contenu du programme. Pour organiser un cours, un atelier ou un séminaire, vous devez prévoir à l’avance les différentes tâches à suivre.

Étapes pour organiser un cours, un atelier ou un séminaire

Définissez le lieu du séminaire :

Vous pouvez choisir de louer un espace dédié dans un hôtel ou dans un centre de séminaires spécialisé, mais vous pouvez également créer une convention avec une institution qui peut vous accorder son espace. En fonction du nombre de participants attendu et de la taille de la salle, vous pouvez choisir le type d’aménagement de l’espace. Pour les plus grandes entreprises, un séminaire peut avoir lieu dans les locaux de l’entreprise, mais l’espace doit présenter un minimum de critères pour que l’événement réussisse.

Avec ces conditions de crise sanitaire, vous pouvez créer un séminaire en ligne, exposer le sujet et interagir avec les participants, et même les amener à poser des questions, à interagir et à dissiper leurs doutes. La particularité est que chacun se trouve sur son ordinateur ou smartphone, avec une connexion Internet.

Mettez en place un programme :

L’élaboration de l’agenda des activités du séminaire, en pensant à chaque sujet que vous allez intégrer, est fondamentale. N’oubliez pas d’inclure des titres intéressants et attrayants pour les participants. Parfois, ces cours ou séminaires sont donnés dans le cadre d’un Congrès, à titre d’activité préliminaire, en profitant du flux de participants. Si tel est le cas, vous devrez coordonner les sujets qui seront abordés afin qu’ils ne se chevauchent pas avec ceux du congrès lui-même. Rappelez-vous de laisser le temps pour les questions des participants et, toutes les deux heures, prévoir une pause.

Assurez la promotion de l’événement :

Vous devez mener différentes campagnes pour que les participants potentiels connaissent votre séminaire. Pour cela, vous pouvez choisir la meilleure stratégie pour faire connaître votre événement. Faites-en la promotion sur les réseaux sociaux les plus populaires, dans la presse et par e-mail à vos contacts. Une agence spécialisée en organisation seminaire Tunisie peut vous aider à avoir une couverture médiatique adéquate, l’essentiel d’un séminaire est la communication.

Gérez les inscriptions :

Vous devrez définir comment les participants seront inscrits, les modes de paiement, comment vous allez organiser la base de données des inscrits et l’envoi des billets et des badges de participation pour entrer le jour du séminaire. Si vous souhaitez disposer des meilleures options de paiement et faciliter cette gestion, vous pouvez y parvenir à l’aide d’un logiciel en ligne. Créez votre compte gratuit (avec votre email ou utilisateur Facebook), et gérer sans trop peine vos inscriptions en ligne pour une meilleure visibilité des paiements / inscriptions.

Délivrez des certificats :

Dans ces types d’événements, les participants peuvent s’attendent à recevoir un certificat. Vous pouvez également envoyer du matériel à ceux qui ont participé avec des informations supplémentaires sur les sujets abordés dans le cours. Disposer de leurs données complètes vous permettra de les inviter aux prochaines éditions de vos séminaires ou autres cours que vous planifierez.

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